EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CARACTERÍSTICAS

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CARACTERÍSTICAS

Proceso administrativo (etapas y características).

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva.

Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.

Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso administrativo.

Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son: ​

• Fase mecánica: En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo.
• Fase dinámica Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.

He aquí un vídeo respecto al tema...

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Planeación es un proceso administrativo que consiste en analizar las diferentes estrategias y cursos de acción, teniendo en cuenta una evaluación del entorno organizacional presente y futuro.

La Planeación como un elemento del proceso administrativo

Como proceso administrativo, la planeación es un proceso previo a la organización, y se retroalimenta mediante el control.

La planeación puede ser vista como un proceso constante dentro de las empresas, principalmente debido a la naturaleza cambiante del entorno dentro del cual se desenvuelve la organización y porque la estimación del futuro, por definición, puede desviarse de la observación.

Teniendo en cuenta los cambios tecnológicos acelerados y también la competencia, es de fundamental importancia que las empresas sean flexibles y ajusten los planes teniendo en cuenta el entorno cambiante. Una empresa que demora o falla en ajustar sus planes al entorno cambiante puede desaparecer debido a que las necesidades que satisface pueden ser satisfechas por otras empresas que logran aprovechar mas rápidamente los adelantos tecnológicos y bien porque las necesidades y preferencias de los clientes cambian rápidamente.

Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta el entorno donde se desenvuelve la empresa en cuestión, dado que hay entornos que cambian con mucha mas facilidad que otros.

• Ejemplo: una empresa que brinda un servicio público, por ejemplo, una empresa que se encarga de la distribución de agua potable en una ciudad, con un contrato con el estado por 10 años para la prestación del servicio, tiene un entorno mucho menos cambiante que una empresa que se dedica al desarrollo de software para clientes extranjeros, porque esta última estará mucho mas afectada por cambios en la competencia a nivel global, cambios tecnológicos, variaciones del tipo de cambio, regulaciones, etc. 

"Una meta sin un plan es solo un deseo "

Antoine de Saint-Exupéry

ORGANIZACIÓN

 ORGANIZACIÓN

Toda empresa necesita para funcionar correctamente, tener un proceso administrativo organizado. El proceso administrativo hace referencia a las acciones que deben llevarse a cabo en el seno de una organización para potenciar su eficiencia y aprovechar al máximo todos sus recursos, tanto humanos como materiales y técnicos. 

¿En qué consiste la organización en el proceso administrativo?

Para ayudar de forma decisiva a cumplir los objetivos empresariales y tener éxito en la producción de bienes o servicios la organización del proceso administrativo ha de ser efectiva y clara.

La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes, independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:

• Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los recursos a lo largo del tiempo;

• Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente;

• Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos superfluos;

• Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y competencias del personal.

“… Se necesitan personas que hagan sentir a su equipo que la empresa no son ni sus edificios, ni su estado de pérdidas y ganancias. Para el cliente, los ojos y la cara de la empresa, son los ojos y la cara de los empleados con los que ha estado en contacto. Para un empleado, los ojos y la cara de la empresa son los ojos y la cara de sus directivos. En esa perspectiva, los clientes son el garante y la razón de ser de la empresa”. 

Luis María Huete

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel se debe saber como es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo de manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización. 

                                           La dirección en el proceso administrativo

La dirección en el proceso administrativo es la fase más dinámica de todo el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un equipo de trabajo y su gerente. Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que el gerente, quien es el encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten, tenga capacidad de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder además, debe tomar decisiones lógicas aunque también existirán algunas basadas en la intuición; por lo que su experiencia es fundamental.

Funciones de la dirección en el proceso administrativo:

• Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y organización.
• Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
• Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso.
• Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
• Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.
• Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
• Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la organización.
• Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
• Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores de la organización.
• Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los miembros que serán afectados por alguna decisión.
• Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento.

Cualquier intento por separar la fracción humanista de la dirección en el proceso administrativo es un completo fracaso, tanto para el propio proceso de gestión, como para la empresa a nivel interno.

Una empresa está formada por un conjunto de personas, con distintas motivaciones e intereses. Conocerlas será clave para su administración.

CONTROL E IMPLEMENTACIÓN

CONTROL E IMPLEMENTACIÓN

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una optima labor gerencial. Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

1. En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
2. En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
3. En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
4. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.